Meer focus op wat je moet doen en minder op pietluttigheden - Marnik Braeckevelt

Wat voor soort werkzaamheden hebben jullie?

We zijn aan de ene kant gespecialiseerd in het verkopen van muziek, zowel online als de fysieke vormen zoals vinyl. Af en toe zelfs nog een casette. Aan de andere kant hebben we een bedrijf dat zich specialiseert in het verdelen van muziek over internet, dus op de Spotify en Youtube kanalen. Als derde hebben we een bedrijf dat evenementen organiseert en ook de artiesten voor die evenementen boekt. Of we boeken artiesten voor andere evenementen. Dat doen we binnen België en ook in het buitenland.

Hoeveel medewerkers hebben jullie?

Wij zijn een vrij klein team. In totaal een 5 à 6 mensen die voor ons alles uitvoeren inclusief de eigenaars van de firma’s. In ben in twee van de firma’s wel degene die actief gebruik maakt van alles in CoManage.

Hoeveel klanten hebben jullie jaarlijks ongeveer?

Dat zijn toch zeker een aantal vaste klanten. Binnen het digitale distributiegebeuren is dat een beperkt aantal. In de evenementen is dat natuurlijk veel uitgebreider. Je hebt daar verschillende organisatoren in binnen- en buitenland. Er komen daar nieuwe bij en er vallen daar ook weer bestaande af. Bij de platenfirma is dat ook wel gedeeltelijk afgeschermd met een paar mensen, omdat dat een heel gespecialiseerde business is. Maar ik denk dat wij al snel spreken over een paar honderd klanten in totaal.

Wat zijn jullie uitdagingen met betrekking tot administratie?

In eerste instantie om een gemakkelijk systeem te hebben waar je altijd access op hebt. En waar je op een snelle manier alles kan terugvinden en kan aanmaken. Het dan ook in de juiste taal op een snelle manier kunnen versturen. Daarnaast ook de verdere opvolging. Je kan een factuur aanduiden als betaald. Je kan automatische reminders versturen. Dat soort zaken. Allemaal dingen die wel belangrijk zijn als je heel veel werkzaamheden hebt door elkaar. Anders verlies je snel het overzicht. Nu heb je gewoon één plaats waar je terecht kan en daar heb je alles en dat is wel wat CoManage biedt.

Waarom hebben jullie gekozen voor de CoManage tool?

Ik was in eerste instantie op zoek naar een tool online. Ik had al jaren iets anders gebruikt qua software. Dat moest je zelf op je server installeren, maar dan kwamen daar de gebruikelijke problemen bij kijken. Je moest dan ineens betalen voor een update. Dan moest je je code en database weer updaten. Het ging dan niet samen met andere software die op je server stond en dat soort dingen. Waardoor ik op zoek was naar iets wat makkelijk is. Ik betaal er dan liever een abonnement voor zoals je tegenwoordig eigenlijk voor alles een abonnement afsluit. Dan kwam ik toevallig op CoManage terecht, een Belgisch product, want het moest kunnen voldoen aan de normen van de Belgische staat. Daardoor was CoManage de ideale oplossing. En ik heb recent ook ontdekt dat CoManage een app heeft. Wat het eigenlijk nog makkelijker maakt om dingen op afstand op te volgen.

Welke functionaliteiten in de CoManage tool gebruiken jullie?

In de eerste plaats is het vooral factureren. Het kunnen doorsturen van een kopie van de factuur als deze klaar is naar mijn boekhouder. Meteen met een attachment erbij zodat het een referentie is van hetgeen dat je maakt. Ik verstuur het persoonlijk niet rechtstreeks naar de klant. Ik weet dat dat wel mogelijk is. Het probleem daarbij voor mij is dat geautomatiseerde emails niet altijd goed aankomen, waardoor ik het liever rechtstreeks vanuit mijn eigen email adres forward. Het kunnen aanduiden dat een factuur effectief betaald is geeft ook een beter overzicht. Wat handig is vind ik is dat je filters hebt en dat je dan kan gaan kijken hoeveel omzet je momenteel draait in je boekjaar en hoeveel btw. Je kan de jaren en de maanden mooi aanduiden. Dat geeft wel een gevoel van overzicht.
Offertes dat doen wij niet, omdat dat niet echt iets is wat in onze business wordt gedaan. Aan de andere kant vind ik het ook handig dat er recent een app is gereleased, waardoor je gemakkelijk kan inloggen en even kan kijken of iets kan opzoeken. Misschien dat daarin de functionaliteiten nog wat uitgebreid zouden kunnen worden, maar dat is iets wat op termijn mogelijk is denk ik. Dat geeft wel een gevoel van controle. Tegenwoordig is alles zo mobiel en zo online. Dat is wel een volledige en complete ervaring. Dus voor het minimale waarvoor ik het gebruik vind ik dat fantastisch goed.
Je hebt ook de mogelijkheid om je eigen algemene voorwaarden op je factuur te zetten. Je kan de taal kiezen.
Je kan de btw percentages per klant gaan instellen. Dat zijn allemaal zaken die voor mij wel makkelijk zijn, want ik zit met een variabele business. Aan de ene kant als ik bepaalde dingen factureer is het 21%, maar in de muziek business is heel veel 6%. Bepaalde klanten hebben altijd 6%, andere hebben altijd 21%. Dus dat is wel gemakkelijk dat je niet alle instellingen een voor een moet overlopen elke keer als je een factuur maakt. Dat maakt het qua workflow wel echt veel gemakkelijker.

Hoe waarschijnlijk is het dat je CoManage aanbeveelt bij vrienden ondernemers?

Ik zou CoManage bij iedereen willen aanraden. Ik heb ook gezien dat er mogelijkheden zijn om een koppeling te maken met software voor de boekhouding. Dat zijn toch wel zaken die het tegenwoordig in de modernisering van de wereld minder administratief complex maken. Het zijn zeer handige tools voor bedrijven. Dat je daardoor ook kan gaan focussen op dat wat je moet doen en dat je minder tijd moet besteden aan pietluttigheden, die gerelateerd zijn aan administratie. Want niemand doet dat graag.

Als CoManage een plaat zou uitbrengen, wat zou dat volgens jou voor een plaat moeten zijn?

Veel van onze muziek die wij uitbrengen zouden niet meteen geschikt zou zijn voor CoManage. Je gaat daar geen platen tegen 140 bpm op zetten. Administratie is iets neutraler wat een breder publiek bestrijkt. Eerder zou ik gaan voor een rustige onderhoudende plaat. Dat kan een chill-out plaat zijn. Iets waar je echt gefocust van wordt. Denk dat daarin zeker mogelijkheden zijn.